マンション管理会社の変更手順を詳しく紹介！失敗しないコツは？

マンションの管理会社が提供するサービス・管理業務に問題がある場合、管理会社を変更することが可能です。管理会社を変更したい場合、手続きの流れや失敗を防ぐコツなどを押さえておくことが重要です。今回は、マンション管理会社の変更手順やメリット、失敗から学ぶ他伊勢区などを紹介するため、ぜひ参考にしてください。

マンション管理会社を変更する際の手続きの流れ

マンションの管理会社が提供する管理業務・サービスは、入居者の満足度に直結する重要な要素です。管理業務の不足や不備によって住人の不満が溜まっている場合には、管理会社を変更するのもひとつの手です。ここでは、マンションの管理会社を変更する際の手続きと流れについて詳しく解説します。

住人が抱える不満・問題点を明確にする

マンションの組合役員を中心として、現在の管理会社の問題点をリストアップします。具体的な問題点の例としては、対応が遅い、サービスの質が低い、管理委託費と管理業務の内容が見合っていないなどがあります。

問題点を洗い出す際は、一部の住人のみの意見をまとめるのではなく、アンケートを取るなどしてマンション住人の全員から意見を募るのがポイントです。

新しい管理会社を選定する

新しい管理会社の候補は1社だけでなく5社程度選定しておくのがおすすめです。それぞれの管理会社から見積もりを取り、金額を比較しましょう。

見積もりを依頼する際は、現在の管理会社が実施している管理業務内容と同じ条件に合わせるのが重要です。見積もりには、管理委託契約書や設計図などの書類が必要となるため、あらかじめ用意しておきましょう。

プレゼンテーションを受ける

見積もりを参考に2〜3社に候補を絞り込んだら、各管理会社のプレゼンテーションを受けます。プレゼンテーションの際は1社ごとの持ち時間を定め、発表後は質疑応答の時間を設けてもらうのが基本の流れです。

プレゼンテーションは理事会にて実施しますが、住人向けにも説明会を行った上で最終的には住人にアンケートを取り、多数決によって新しい管理会社を決定するのがおすすめです。

総会で管理会社の変更を決議する

新しい管理会社の候補が決まったら契約内容を確認し、再度住人向けに説明会を行ったあと、総会にてマンション管理会社の変更を決議します。総会には新しい管理会社の担当者にも出席してもらい、重要事項について説明してもらうと安心です。

現在の管理会社に解約を通知する

総会にて変更決議を終えたら、現在の管理会社に向けて解約を通知します。解約は書面にて解約日の3か月前までに通知するのが基本です。

新旧の管理会社で引き継ぎを行う

すべての手続を終えたら、新しい管理会社に書類や通帳などを引き渡します。実際は管理会社の間で引き継ぎを済ませるケースが多いですが、中には理事会メンバーの引き継ぎへの参加を求められる場合もあります。

管理会社を変更するメリットを紹介

マンションの管理会社を変更することにより得られるメリットはさまざまです。ここでは、管理会社を変更するメリットについて詳しく解説します。

管理業務の内容が改善される

管理会社の変更により、これまでと比較して管理業務やメンテンナンス、資金面でのクオリティアップが期待できます。たとえば、マンション住人の意見に対して迅速・ていねいな対応をしてもらえたり、清掃がすみずみまで行き届くようになったりするでしょう。

管理組合の運営がスムーズになる

管理会社変更のメリットには、管理組合の運営状況がよくなることも挙げられます。管理組合はマンション住人で構成させる組織であるため、組合運営に関する知識・スキルは備えられておらず、運営状況がよいとはいえないケースも少なくありません。

管理会社を変更することで、効率的な組合運営についてのアドバイスをもらえる可能性が高いでしょう。

住人のマンション管理に対する意識が高まる

管理会社の変更には、住人も説明会への参加やアンケート回答などを求められます。全戸の住人が関わって管理会社変更を実施するため、住人のマンション管理に対する意識が高まります。これにより、管理組合の運営にもプラスの影響を及ぼすでしょう。

失敗例に学ぶ管理会社変更のコツ

管理会社の変更には多くのメリットがある一方で、中には変更が失敗だったと感じるケースもあるのが実情です。ここでは、失敗例から学ぶ管理会社変更のコツについて解説します。

管理委託費だけに注目するのは危険

管理委託費が高額であることに不満を持って管理会社を変更した場合、月々の管理委託費は安くなったものの、管理業務・サービスの質が低下してしまったという例も珍しくありません。管理会社変更の際は、管理委託費の額面のみでなく契約の中身をしっかりとチェックしましょう。

業務の継続性を保つ工夫も必要

とくに築年数が古いマンションの場合、新築時と比較すると建物自体が抱える問題も多くなります。詳細な引き継ぎを行わなければ業務の継続性が失われ、これまで円滑に進んでいた運営に問題が生じる可能性もあるでしょう。

マンションの組合に長年携わってきた住人がいれば引き継ぎへの参加を促すなどして、適正な引き継ぎ作業を実施しましょう。

まとめ

今回は、マンション管理会社の変更手続きについて、具体的な手続きの流れや管理会社変更のメリットなどを詳しく解説しました。マンションの管理会社を変更する際は、住人の不満を明確にした上で候補の会社4社程度から見積もりを取り、プレゼンテーションなどを経て変更先を選定します。管理会社を変更することで管理業務の内容が改善され、住人の声をしっかりと反映してもらえるというメリットがあります。また、住人のマンション管理に対する意識が高まり、管理組合の運営などもスムーズになるでしょう。ただし、費用だけに注目すると管理の質が下がったり、引き継ぎをしっかりと行わなければ業務の継続性が保たれなかったりするといったデメリットもあります。内容をしかりと確認する・引き継ぎに組合員も参加するなどの対策を取り入れましょう。